Để quản lý thời gian hiệu quả cần áp dụng nhiều phương pháp kết hợp. Bài viết hôm nay sẽ giới thiệu đến bạn ma trận quản lý thời gian Eisenhower để quản lý hiệu quả hơn nhé!
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Nội Dung
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian được đặt tên theo Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower, người được biết đến với kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của mình.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower sử dụng một bảng hai chiều để phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp.
Nội dung cơ bản của ma trận thời gian Eisenhower
Ô quan trọng và khẩn cấp nhất: Các nhiệm vụ trong ô này là những nhiệm vụ cần được hoàn thành ngay lập tức và có tầm ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của bạn.
Ô quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các nhiệm vụ trong ô này là những nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần được thực hiện ngay lập tức. Bạn có thể lên kế hoạch để hoàn thành chúng sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp hơn.
Ô không quan trọng nhưng khẩn cấp: Các nhiệm vụ trong ô này là những nhiệm vụ có tính khẩn cấp nhưng không quan trọng. Nếu có thể, bạn có thể giao cho người khác hoặc hoãn thực hiện chúng cho đến khi có thời gian.
Ô không quan trọng và không khẩn cấp: Các nhiệm vụ trong ô này là những nhiệm vụ không quan trọng và không có tính khẩn cấp. Nếu có thể, bạn nên tránh hoặc hoãn thực hiện chúng cho đến khi có thời gian.
Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Cấp 1: Việc khẩn cấp và quan trọng
Các công việc ở cấp độ quan trọng – khẩn cấp là những công việc có tính khẩn cấp cao và cần được ưu tiên xử lý trước.
- Bao gồm các công việc không thể đoán trước được, chẳng hạn như bệnh tật, cuộc gọi quan trọng hoặc cuộc họp khẩn.
- Các công việc có thể đoán trước được như họp định kỳ, đám cưới, sinh nhật cũng cần được xem xét ưu tiên.
- Các công việc trì hoãn vì deadline cận kề, chẳng hạn như kiểm tra, làm báo cáo hay thuyết trình, cũng cần được ưu tiên xử lý để đảm bảo đáp ứng kịp thời và đúng hạn.
Cấp 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp
Các công việc ở cấp độ 2 được xem là quan trọng, nhưng không có tính khẩn cấp cao và thường mất nhiều thời gian để hoàn thành.
Chúng thường đã được lên kế hoạch trước và có thể mang lại kết quả mong muốn và tích lũy kinh nghiệm cho bạn.
Nếu trong quá trình thực hiện công việc cấp độ 2 xuất hiện các công việc cấp độ 1, bạn nên ưu tiên xử lý các công việc cấp độ 1 trước, tránh để các công việc quan trọng và khẩn cấp bị lỡ hẹn. Sau đó, bạn có thể tiếp tục hoàn thành các công việc cấp độ 2.
Cấp 3: Việc khẩn cấp, không quan trọng
Trong cuộc sống, đôi khi chúng ta sẽ đối mặt với những công việc có tính chất khẩn cấp nhưng lại không mang lại giá trị quan trọng đáng kể. Trong tình huống đó, chúng ta cần phải ưu tiên giải quyết ngay những việc đó để tránh tình trạng lỡ hẹn hoặc không thể hoàn thành kịp thời. Nếu không có đủ thời gian, việc từ chối một cách lịch sự cũng là một giải pháp hợp lý để tránh gây thêm khó khăn cho bản thân.
Cấp 4: Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Những công việc không quan trọng và không khẩn cấp thuộc cấp độ 4 thường chỉ tốn thời gian mà không mang lại lợi ích đáng kể. Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên xem xét loại bỏ hoặc giảm thiểu thời gian dành cho những công việc này. Một cách tiếp cận hữu ích là chỉ dành tầm 5% quỹ thời gian của bạn để hoàn thành những công việc này. Trước khi bắt tay vào làm bất kỳ công việc nào, hãy đặt cho mình câu hỏi: “Việc này có đem lại lợi ích gì cho tôi?” để đánh giá tính cần thiết và ưu tiên công việc một cách hiệu quả.
=> Dưới đây là ví dụ về cách phân bổ thời gian mà bạn có thể tham khảo với 4 cấp độ công việc ở trên:
- Cấp độ 1: ~15% – 20%
- Cấp độ 2: ~60% – 65%
- Cấp độ 3: ~10% – 15%
- Cấp độ 4: < 5%
